La télémétrie Microsoft Office

Analyse des usages : mesures et optimisation des projets DSI

WATCH IN met en place la solution de télémétrie Microsoft 365. Il s’agit d’un diagnostic à partir des journaux d'utilisation des différentes applications Office sur tout ou partie des postes de travail, pendant au minimum 1 mois. Cette période d'observation est nécessaire pour obtenir des données statistiquement valides.

Concrètement, il s'agit de déterminer la fréquence d'utilisation par service, implantation ou division, des différentes applications Microsoft Office (depuis Office 2003), mais aussi la présence de macros VBA et la liste des compléments Office (add-ins). Cette offre de télémétrie utilise des outils inclus dans la licence Office.

Analyse par Télémétrie des outils et services Microsoft

Les données sont recueillis à travers le temps, elles seront ensuite analysées, et reportées en vu de préconisations d’achats optimisés

Analyses de données : que recueille WATCH IN ?

Les données recueillis par les agents de télémétrie installés et configurés sur les postes de travail sont stockées dans une base de données Microsoft SQL Server (la version gratuite SQL Express permet 10 Go de données).
Des rapports Excel et/ou PowerPivot permettent d'exploiter tous les événements recueillis (nom, emplacement, taille, type, présence de macros ainsi que le service de l'utilisateur l'ayant ouvert).
Des rapports personnalisés peuvent être créés (et/ou via des requêtes SQL) pour comprendre la dynamique des usages. Par exemple, il est possible de déterminer l'ouverture systématique d'un même fichier, voire le taux de collaboration sur un même document.
Il est aussi possible de détecter l'utilisation d'applications Microsoft comme Project ou Visio, et de trouver les profils qui n'ouvrent jamais une application comme Word ou PowerPoint dans leur activité.

Télémétrie Microsoft : rapport et préconisations d'achats

Au terme de cette analyse, Directeur d'achats, Director Digital Workplace, DAF reçoivent des préconisations d'achats sur les éditions d'Office. Cette étude approfondie permettra de déterminer les futurs besoins des collaborateurs vis-à-vis de Microsoft Office.
Dans un cas concret, nous sommes capables de déterminer via la télémétrie :

• le nombre de poste de travail utilisés par un même collaborateur (Office 365 Pro plus peut-être utilisé sur 5 postes de travail au maximum)
• le nombre d'utilisateur qui travaillent sur le même fichier (taux de collaboration)
• si Office Online est un choix acceptable pour un utilisateur ou un groupe d'usagers
• si un utilisateur a ouvert ou non un fichier Microsoft Access ou Visio ou Project
• le pourcentage d'utilisation d'Excel dans une organisation : une organisation qui exploite beaucoup Excel sera limitée par Office Online.

A la suite de ce rapport de données télémétrique, nous allons déterminer la trajectoire vers laquelle nous amenons les utilisateurs pour les nouvelles versions d'Office car cela va engager et impacter grandement les investissements de l'organisation.
La télémétrie éclaire sur les utilisations, cela permet de faire un test de réalité des usages. Elle intervient sur le choix de l'adoption des suites de Google Workspace ou des outils Office de Microsoft 365.

Nous intervenons pour les prises de décisions concernant Microsoft Office :

• licence perpétuelle ou par abonnement,
• version riche installée sur le poste de travail ou version online via le navigateur web,
• proportions des licences entre ces différents modes.

Pour en apprendre plus : Différence entre Office Licence perpétuelle, Office 365, Office Web Apps.

La roadmap technique intervient après l'analyse par télémétrie, elle a pour but de préparer le poste de travail pour Office, de valider la compatibilité des fichiers avec la version d'Office retenue, et enfin de mettre en place une usine de remédiation (remediation factory).