Compatibilité des fichiers avec une nouvelle version d’Office

Méthologie du scan des répertoires et sous-répertoires

Cette méthologie de scan de repertoires s'inscrit en prérequis du projet de migration vers Microsoft 365 (messagerie, drive par exemple) et démarre vers J-2 mois. Ma démarche est la suivante :

1. Identifier les interlocuteurs métiers qui donneront les indications, une liste de répertoires à scanner sur différents serveurs. A cette occasion, un RACI est présenté.
2. Scanner les fichiers.
3. Assembler les résultats et produire un rapport de synthèse qui résume pour les différentes organisations ou site les résultats de scan.
   • le nombre de fichiers scannés
   • le pourcentage de fichiers qui rencontrent des problèmes avec les versions 32 ou 64 bits d'Office
   • le nombre total d'anomalies (certains fichiers peuvent en comporter une centaine).
4. Livrer un fichier de remédiation qui liste les répertoires et le nom des fichiers, la gravité et la nature des problèmes ainsi que leur description détaillée.
5. Définir avec l'interlocuteur métier si oui ou non le document est indispensable au business/au métier ?
6. Corriger
   • correction manuelle d'un document.
   • envoi du fichier vers l'usine de remédiation

Avant de migrer nouvelle version d’Office soit Microsoft 365 Pro Plus/Microsoft 365 Apps ou Microsoft Office 2019, il s’agit de vérifier au préalable la compatibilité de vos fichiers Office (versions précédentes) avec cette nouvelle version.

Pour aller plus loin : Quelles sont les différences entre Microsoft Office Online, Microsoft 365® Apps et Microsoft Office 2019® ?

Pour cela, j'utilise un outillage particulier Microsoft qui me permet de scanner des répertoires de fichiers à la recherche des documents nécessitant une remédiation. Ces réparations peuvent être légères mais dans certains cas vont être assez lourdes.
Cette approche est assez extensive, puisque je suis amené parfois à scanner plusieurs millions de fichiers (par lots) selon le patrimoine de l'organisation. Les problèmes détectés peuvent avoir des impacts sur le business et particulièrement sur les métiers de type vente/marketing/comptabilité :
On touche au cœur de l'organisation des serveurs de fichiers, ce qui s'apparente souvent à de l'archéologie numérique.

Migration vers Microsoft 365 et remédiation

La phase de remédiation doit être terminée au minimum à J-15 de la date de migration prévue. En effet, la nouvelle version d'Outlook va être utilisée et son installation va forcer l'arrivée d'une nouvelle version d'Excel ou de Word.
Tant que les incompatibilités ne sont pas remédiées, on ne peut pas raisonnablement migrer l'utilisateur vers Microsoft 365, à moins d'utiliser temporairement Outlook en mode Web ou une virtualisation de présentation.
On ne peut pas faire coexister simplement deux suites Offices sur le même poste de travail. Pendant ce délai, l'utilisateur peut se familiariser avec son nouvel environnement de travail.

Remediation factory

Le rôle de la remediation factory est de rendre compatible les fichiers qui lui sont soumis avec la nouvelle version d'Office.

Ce rôle est porté par une équipe qui doit être créée pour les besoins du projet de migration Microsoft 365.

Je dois donc :

• dimensionner cette équipe
• construire le budget
• définir le niveau de service attendu (délai de prise en compte et de correction)
• définir un modèle de reporting adéquat vers les métiers

La remediation factory livre les fichiers corrigés aux entités qui restent en charge de la recette des corrections.
Une fois que toutes les remédiations sont terminées pour une entité donnée, et que tous les fichiers sont compatibles avec la nouvelle version d'Office, le service obtient son GO pour la migration vers Microsoft 365.

Vous souhaitez être accompagné dans la migration de vos outils de bureautique et environnement de travail ?
Contactez-moi, nous mettrons ensemble en place des solutions adaptées à chacun de vos services.